Bacalah rangkuman materi di bawah ini untuk dapat mengerjakan SOAL UJIAN !
BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN
A. Jenis
Bahan dan Alat Kearsipan
1. Bahan
kearsipan
Bahan kearsipan adalah bahan-bahan
pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan
bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat). Artinya bahan-bahan
ini selalu disediakan secara terus menerus.
Beberapa perlengkapan kearsipan adalah
sebagai berikut.
a. Kartu Indeks
a. Kartu Indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi
suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk
menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm.
Kartu indeks mencatat informasi tentang:
1) Judul/nama surat,
2) Nomor surat,
3) Hal surat,
4) Tanggal surat,
5) Kode surat,
6) Kode kartu indeks.
1) Judul/nama surat,
2) Nomor surat,
3) Hal surat,
4) Tanggal surat,
5) Kode surat,
6) Kode kartu indeks.
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang
disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.
Kartu indeks tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini
disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si
petugas atau si penyimpan lupa tentang judul/caption surat yang dipinjam.
Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu
indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya
diurutkan secara alfabetis.
Suatu arsip sebelum disimpan terlebih
dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari/menemukan arsip tersebut,
petugas/peminjam harus mengetahui tentang masalah arsip yang akan dipinjam.
Jika petugas mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya,
tetapi jika tidak mengetahui, maka sebelum mencari di tempat penyimpanannya,
terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi
penyimpanan arsip tersebut.
Kartu indeks disimpan pada laci cardex
dengan menggunakan sistem abjad (alfabetis). Perhatikan contoh dibawah ini!
Kartu
indeks
Untuk menyimpan kartu indeks ini
digunakan pula cardex seperti gambar dibawah ini:
Cardex
b. Kartu Tunjuk Silang
Kartu ini dapat digunakan untuk membantu
menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk
yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat
dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk
silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.
Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk
silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar
diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu
tunjuk silang berarti menambah beban kerja.
Kriteria dari suatu arsip yang perlu
dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut: 1)
Jika suatu arsip mempunyai lebih dari
satu judul/caption/nama.
Contoh:
Abdurarahman
Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer,
maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut,
artinya arsip disimpan dengan indeks Wahid, Abdurrahman. Sedangkan nama yang
lain menjadi petunjuk silangnya. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet
mempunyai lampiran dokumen lain.
Kartu
tunjuk silangnya sebagai berikut:
karena ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya.
Contoh:
Surat yang diterima dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika mempunyai lampiran
yang berupa peta gambar keadaan Gunung Merapi. Surat disimpan di filing cabinet, sedangkan
peta disimpan pada lemari arsip, maka dibuatkan kartu tunjuk silangnya sebagai berikut:
Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisikan dapat dibuatkan petunjuk silangnya.
Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan menggunakan laci cardex (kalau kartu tunjuk silangnya banyak). sedangkan jika kartu tunjuk silangnya sedikit maka dapat disimpan pada bagian paling belakang laci filling cabinet,dibelakang guide PS (Petunjuk Silang).
c. Lembar Pinjam Arsip (outslip)
Lembar ini digunakan untuk mencatat
setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara
lain sebagai berikut:
1) Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
2) Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang
dipinjam.
3) Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
4) Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.
5) Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
1) Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
2) Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang
dipinjam.
3) Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
4) Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.
5) Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3,
antara lain sebagai berikut:
1) Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam.
2) Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
3) Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan
ingatan.
1) Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam.
2) Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
3) Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan
ingatan.
Berikut contoh lembar pinjam arsip:
Lembar Pinjam Arsip
d.
Map Pengganti (out folder)
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu
surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat
satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam
tadi.
2. Alat
kearsipan
Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip.
Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas
peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu
arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan
lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.
Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga
istilah tersebut ialah:
a. Pengarsipan
horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar
(horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci
yang tidak terlalu dalam.
b. Pengarsipan
vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara
tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.
c. Pengarsipan
lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara
berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping
Setelah mengenali berbagai istilah dalam penyimpanan arsip, lalu kita
beranjak pada macam-macam peralatan kearsipan, peralatan kearsipan merupakan
bagian pekerjaan dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan
yang digunakanpun sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang
ketatausahaan, jenis-jenis peralatan kearsipan tersebut adalah:
a. Filing
Cabinet
Peralatan ini merupakan "idola"
dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci,
antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci.
setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang
disusun secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih
dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung
(hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat,
karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari
dalam laci.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi
dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke
belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan
hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam.
b. Rotary
(alat penyimpanan berputar)
Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan
arsip delakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar,
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga.
Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan
pada alat ini secara lateral.
c. Lemari
Arsip
Lemari arsip adalah tempat menyimpan
berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri
menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner
atau ditumpuk secara mendatar.
d. Rak
Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu
tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip
yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak
arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak
punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul
arsip yang ada di dalamnya.
e. Map
Arsip
Map arsip adalah lipatan kertas tebal
atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan
tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam,
antara lain sebagai berikut:
1).
Stopmap
folio, map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya.
Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak
jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih
dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif.
2). Map
snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini
digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga
menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus
dilubangi menggunakan perforator.
3). Folder,
map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya
untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip
secara vertikal.
4).
Hanging
folder, folder yang mempunyai besi penggantung, besi
penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder
juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di
dalamnya.
f. Guide
Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:
a.
Tab
Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan
kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
b.
Badan
Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di
belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan
filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map
snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk
arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio
atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan,
tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut:
a.
Guide pertama, yaitu tab guide terletak
pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).
b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak
pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub
subject).
c. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak
pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub-sub
subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.
g. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di
dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner
terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika
diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat
kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
h. Stapler
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi:
a.
Stapler kecil, yaitu stapler yang
bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
b.
Stapler sedang, yaitu stapler yang
bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
c. Stapler besar, yaitu stapler yang
bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20
lembar kertas.
lembar kertas.
i. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan
sebagai berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang,
digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan
lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang,
digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau
ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang,
digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner.
j. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut:
a.
Numerator kecil, yaitu numerator yang
ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator yang
ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit.
k. Kotak/box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang
bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan
dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan
ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet ke samping.
l. Alat
Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang
diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk
rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari
berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton.
m. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder
yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.
n. Tickler file
n. Tickler file
Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk
menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti,
lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam
tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi
sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
o. Cardex
(card index) cabinet
Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex
terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini
terbuat dari bahan besi baja.
p. Alat
Penyimpan Khusus
Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip
dalam bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Alat
ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dengan
perkembangan teknologi. Bahkan adapula alat penyimpan data yang berada di dunia
maya seperti pemanfaatan Google Drive dan Dropbox.
B. Fungsi
Bahan dan Alat Kearsipan
1. Fungsi
Bahan Kearsipan
Bahan Kearsipan memegang peranan penting di dalam pelaksanan kegiatan
kearsipan, dengan adanya bahan kearsipan menjadikan siklus kearsipan menjadi
mudah, cepat, tepat guna dan daya pemanfaatannya yang tinggi. Penyesuaian bahan
kearsipan sangat diperlukan mengingat jenis dari arsip yang berbeda-beda.
Memilih dan menggunakan bahan kearsipan yang tepat guna merupakan syarat utama
pengelolaan arsip yang baik. Bahan kearsipan mempunyai beberapa fungsi,
diantaranya:
a. Sebagai
alat bantu pengelolaan arsip.
b. Alat
untuk memudahkan penyimpanan arsip, bisa juga sebagai wadah penyimpanan arsip.
c. Bahan
kearsipan yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan dan pengelolaan arsip.
2. Fungsi
peralatan arsip adalah sebagai berikut:
a. Sebagai
sarana penyimpan arsip.
b. Alat
bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang
kearsipan.
c. Alat
pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama.
d. Peralatan
arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara maksimal.
Anggrawati, Dewi. 2004. Membuat
dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk
Menjamin
Integritas. Bandung: Armico
Barthos,
Basir. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
Gina Madiana.
2004. Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor. Bandung:
Armico
Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.
BalasHapusKomme
BalasHapus