Implementasi Sistem Kearsipan

Bacalah rangkuman materi di bawah ini untuk dapat mengerjakan SOAL UJIAN!

IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN

A.  Penyimpanan dan Penemuan Kembali

1.   Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan sistem Buku Agenda

      Untuk memudahkan dalam menyimpan arsip dapat ditempuh dengan cara membuat urutan masalah atau subyek yang ditangani oleh organisasi yang bersangkutan, misalnya:

KEPEGAWAIAN

       Petugas penanganan surat sudah memberikan kode surat masuk ataupun surat keluar dengan kode “kp”. Maka untuk mencari surat masalah kepegawaian atau surat yang berhubungan dengan kepegawaian lihat pada laci filing cabinet “kp” “Kepegawaian”. Sebagai contoh misalnya masalah kepegawaiannya dapat dipeccah menjadi sub-sub:

Contoh:  KEPEGAWAIAN                Pengadaan

                                                            Penerimaan

                                                            Pengangkatan

       Umumnya dalam membuat surat ke luar dibuat rangkap dua. Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan seperti contoh penyimpanan di atas. Untuk memudahkan penataan arsip selain cara di atas dapat pula disesuaikan dengan sistem kearsipan yang dikehendaki oleh kantor yang bersangkutan.

2.   Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan sistem Kartu Kendali

      Agar surat-surat, baik surat masuk maupun surat ke luar dapat dikelola dengan teratur dan terkendali maka petugas pengelola arsip hendaknya memperhatikan azas atau dasar penataan arsip, yakni sebagai berikut;

a.  Berdasarkan kode dan pola klasifikasi masalah

b.   Berdasarkan geografis/ tempat baik surat masuk ataupun surat ke luar

      Misalnya surat masuk atau surat ke luar dari atau ditujukan ke Klaten maka:

PROVINSI JAWA TENGAH                                   Klaten                         Klaten Tengah

     

      Maka dalam penyimpanan/ pencarian arsip ialah:

Lihat petunjuk laci                  Guide                          Folder

            Jawa Tengah               Klaten                         Kec. Klaten Tengah

c.   Berdasarkan nomor

Contoh:

No. 1               KEPEGAWAIAN      1.1 Upah dan Gaji                   1.1.1 Upah gaji bulanan

            (petunjuk laci)                         (guide)                                     (folder)

d.   Berdasarkan urutan waktu/ kronologis/ tanggal/ tahun

      Penyimpanan ataupun pencarian surat dilakukan berdasarkan urutan waktu.

Contoh:

2014                            April                28

(petunjuk laci)             (guide)             (folder)

e.   Berdasarkan gabungan

      Merupakan sistem penyimpanan dan pencarian arsip disusun berdasarkan asas gabungan dari kode dan pola klasifikasi masalah, geografis/ tempat, nomor dan waktu/ kronologis/ tanggal/ tahun.

B.    Penyusutan Arsip

      Ketika kita bekerja pada sebuah institusi/perusahaan, maka akan kita jumpai berjenis-jenis arsip yang mana terkadang arsip tersebut sudah inaktif. Untuk mengatasi semakin bertumpuknya arsip inaktif maka sudah seharusnya arsip-arsip tersebut di rapikan, dengan cara disusutkan.

      Penyusutan Arsip menurut PP No. 34 Tahun 1979, adalah sebagai berikut:

1.  Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi.

2.  Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3.  Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia), atau 

     BAD (Badan Arsip Daerah).

1.  Tujuan Penyusutan Arsip diaadakannya ialah:

     a.  Efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip

     b.  Menjamin Ketersediaan Arsip yang Benar-Benar Bernilai Guna

     c.  Menjamin Keselamatan Bahan Pertanggungjawaban Sosial

2.  Penyusutan arsip oleh petugas arsip memerlukan teknik sehingga proses penyusutan dapat berjalan lancar. Adapun teknik-teknik penyusutan adalah sebagai berikut:

a.  Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi kebijakan jangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanen dan musnah.

b.  Berdasarkan nonjadwal retensi

Pada teknik penyusunan arsip nonjadwal retensi arsip dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: pelaksanaan pembenahan arsip, penilaian arsip, penyusan daftar arsip, pelaksanaan penyusutan dan  perencanaan pembenahan arsip.

3.  Pemindahan Arsip

        Dilakukan apabila disuatu kantor pengelolaan arsipnya berdasarkan asas kombinasi sentralisasi-desentralisasi berarti selama arsip tersebut masih aktif maka arsip tersebut dikelola dan disimpan pada unit kerja masing-masing, dan apabila arsip tersebut inaktif maka dikelola diarsip pusat. Waktu pemindahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip.

4.  Penyerahan Arsip

      Apabila sudah waktunya untuk memusnahkan arsip maka arsip tersebut segera dimusnahkan, hanya arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional saja yang tidak dimusnahkan tetapi deserahkan kepada Arsip Nasional untuk disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai karya bangsa. Arsip ini disebut arsip statis, atau dengan kata lain arsip statis adalah arsip yang masih memiliki nilai guna bagi penyelenggaraan nasional, tetapi tidak digunakan dalam kegiatan administratif sehari-hari.

 5.   Pemusnahan Arsip

         Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghapuskan keberadaan arsip dari tempat penyimpanan atau tindakan penghancuran fisik arsip yang dilakukan secara total. Pemusnahan arsip dapat dilakukan oleh unit pengolah dan dapat juga dilakukan oleh unit kearsipan. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a.  Pembakaran arsip

b.  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas

c.  Penghancuran menggunakan bahan kimia

      Adapun prosedur pemusnahan arsip adalah sebagai berikut:

a.  Seleksi arsip yang akan dimusnahkan

b.  Buat daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan

c.  Laksanakan pemusnahan dengan menghadirkan saksi

      Pemusnahan dilakukan oleh orang yang bertanggungjawab dengan 2 orang saksi dari pejabat hukum dan pemusnahan. Mereka yang nantinya akan menandatangani berita acara pemusnahan dan Daftar Pertelaan. Dokumen pemusnahan arsip adalah:

a.  Surat rekomendasi tim

b.  Surat persetujuan Kepala ANRI

c.  Surat keputusan Direktur Instansi Terkait

d.  Berita Acara

e.  Daftar arsip yang dimusnahkan

      Demikianlah proses penyusutan dalam sistem kearsipan, penyusutan itu sendiri merupakan kegiatan mengurangi arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan dan menyerahkan kepada pihal lain.

Sumber referensi:

Barthos, Basir. 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara

Madiana, Gina. 2004. Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor. Bandung:     

       Armico