Implementasi Sistem Kearsipan

Bacalah rangkuman materi di bawah ini untuk dapat mengerjakan SOAL UJIAN!

IMPLEMENTASI SISTEM KEARSIPAN

A.  Penyimpanan dan Penemuan Kembali

1.   Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan sistem Buku Agenda

      Untuk memudahkan dalam menyimpan arsip dapat ditempuh dengan cara membuat urutan masalah atau subyek yang ditangani oleh organisasi yang bersangkutan, misalnya:

KEPEGAWAIAN

       Petugas penanganan surat sudah memberikan kode surat masuk ataupun surat keluar dengan kode “kp”. Maka untuk mencari surat masalah kepegawaian atau surat yang berhubungan dengan kepegawaian lihat pada laci filing cabinet “kp” “Kepegawaian”. Sebagai contoh misalnya masalah kepegawaiannya dapat dipeccah menjadi sub-sub:

Contoh:  KEPEGAWAIAN                Pengadaan

                                                            Penerimaan

                                                            Pengangkatan

       Umumnya dalam membuat surat ke luar dibuat rangkap dua. Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan seperti contoh penyimpanan di atas. Untuk memudahkan penataan arsip selain cara di atas dapat pula disesuaikan dengan sistem kearsipan yang dikehendaki oleh kantor yang bersangkutan.

Sistem Kearsipan

Bacalah rangkuman materi di bawah ini untuk dapat mengerjakan SOAL UJIAN !

SISTEM KEARSIPAN

      Salah satu cara menanggulangi jumlah arsip yang makin bertambah, yaitu dengan menerapkan sistem kearsipan yang tepat, mudah dan senantiasa mengadakan penyusutan secara berkala. Menentukan sistem kearsipan hendaknya sesuai dengan jumlah arsip yang ada, kondisi kantor dan sejauh mana perkembangan kantor yang bersangkutan pada masa mendatang.

Bahan dan Alat Kearsipan

Bacalah rangkuman materi di bawah ini untuk dapat mengerjakan SOAL UJIAN !

BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN

     

A.    Jenis Bahan dan Alat Kearsipan

1.      Bahan kearsipan

      Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat). Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus.

      Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut.
a.   Kartu Indeks

      Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:
1)  Judul/nama surat, 
2)  Nomor surat,
3)  Hal surat, 
4)  Tanggal surat,
5)  Kode surat,
6)  Kode kartu indeks.

      Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si petugas atau si penyimpan lupa tentang judul/caption surat yang dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.